新入社員必見!誰もが見やすい議事録の書き方のコツとは?

見やすい議事録の書き方や、書く上でのコツについて解説します。

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新入社員の仕事の代表である「議事録」

でも議事録の書き方がわからない…議事録をとる目的は?どうやってまとめればいいのか?必須事項は?

そんな方に向けて議事録を書くためのコツをまとめました。

会議で飛び交う意見を文字にするのはとても大変な作業だと思います。

議事録を書くコツを学んで、読みやすい議事録を意識して書きましょう。

議事録とは?

会議室

議事録とは、会議の内容を文字に起こして記録したもののことを言います。

それではなぜ会議の記録が必要なのか、どういった場面で活用出来るのかという点を踏まえながら、議事録をとる目的について学んでいきましょう。

情報共有

会議の内容を記録しておくことで、状況を報告・共有することができます。

会議の内容を記録して残しておくことで、会議不参加者へ説明する手間が省け、関係者への伝達も簡単に行えるのです。

エビデンス・備忘録

会議ではたくさんのことを話し合うので、対策を練っても記録無しでは「いつ・誰が・何をするか」など事細かに覚えるのは至難の業です。

議事録では課題・解決策といった会議内容を整理する大切な役目があります。

責任者を明らかにしておく

複数の人が次々と発言する会議という場では、誰が何の発言をしたかがわからなくなってしまうことがあります。

発言者を明らかにしておかないと、トラブルの原因にも繋がるので議事録はそれを未然に防ぐ効果もあります。

見やすい議事録に必要なもの

会議中の様子

議事録を書くためにに必要なものはなんでしょうか?

議事録を実際に書く際には以下の2つのポイントを意識してみると良いでしょう。

構成力

後から他者が見やすい議事録を作るには、会議の流れを抑える構成力が必要となってきます。

どのような流れで意見が飛び交っているかを記録できるよう、ただ会話をメモ書きするだけにならないよう気をつけましょう。

抽出力

会議では口語が矢継ぎ早に飛び交います。

時には書き留められないような長々とした意見も出てくるでしょう。

その際に必要なのが意見の要点を簡潔にまとめる抽出力です。

抽出能力が不十分だと、重要な議題を逃してしまったり、第三者から見て流れの読めない議事録になってしまいます。

議事録を書くコツ(事前準備)

記録をとる女性

実際に議事録を書く時には事前準備をしておくと、当日に慌てる事なく冷静に会議をまとめる事ができるでしょう。

以下の3つのポイントをご覧下さい。

会議の5W2Hを抑えておく

「5W2H」とは、”Why(なぜ)・What(何を)・When(いつ)・Who(誰が)・Where(どこで)・How(どうやって)・Houmuch(いくら)”を指す言葉です。

議事録を作る前に会議の目的を知っておくことがとても重要です。

会議の前に5W2Hを明確にしておきましょう。

   

議事録の構成・フォーマットを会議前に決めておく

今は会社で予めフォーマットを用意されている所が多いと思いますが、会社で用意されているのが無ければネットで探してフォーマットを事前に用意し、議事録の構成を決めておきましょう。

基本要素である議題、会議名、場所、日時、参加者などを予め書いてしまい、それに対し、課題、今後の解決策、決定事項などこれからの事を書く欄も作っておきましょう。

会議の内容を事前にシミュレーションし、どのような項目が必要になるかを考え、構成を予め決めておくと当日の負担が軽減できます。

専門用語など調べておく

会議中はその業種の専門用語が飛び交います。

専門用語がわからないと会話が理解できなくなってしまう恐れがあります。

予め議題で使われそうな専門用語を自分で調べておくと良いでしょう。

過去の議事録を見て知識をつけるのも良いですね。

議事録を書くコツ(会議中)

会議中の記録

さて、いよいよ議事録を書く時がやってきました。

会議の流れをつかみ、焦らず、簡潔で見やすい議事録作りを心がけましょう。

会議中のメモも効率よく

会議中のメモは綺麗に書こうとしなくて大丈夫です。

それよりもトピックに対し出た意見を、大切なことだけを箇条書きにしておきましょう。

「誰が」発言したのかが重要です。

発言者・承認者・責任者となどは絶対に明確にしておかなければなりません。

議事録は結論から!(PREP法)

議事録を書く際は結論→概要→意見(発言・発言者)→結論を意識しましょう。

結論を一番最初に書く事によって読み手がすぐに内容を理解することができます。

ちなみに、結論を一番最初に書く手法はPREP法と呼ばれます。

“PREP法における「PREP」とは以下の

P=Point(結論)
R=Reason(理由)
E=Example(事例、具体例)
P=Point(結論を繰り返す)
の頭文字を取っている。最初に結論を伝え、次にその理由を説明、事例で理由を補強し、最後に結論を再度提示するストーリーを展開する。”

Wikipediaより抜粋)

とあります。

議事録の場合、Reason(理由)を概要、Example(事例、具体例)を意見(発言・発言者)と考えて下さい。

簡潔に要点を見やすく

議事録は誰かに読ませるものなので、どういう風に書けば読みやすいかを考えて書かなければなりません。

ただメモの内容をきれいな文字で書くだけでは駄目です。

挨拶など、無駄な点は徹底的に省きましょう。

表記をそろえる

見やすい議事録を作るために年数の表記は西暦か年号か、時間の表記はAMPMか24時間かなど、数字に関する表記を統一させておきましょう。

ロジカルライティングを意識して

ロジカルライティングとは自分の考えを意図した通りに読み手に理解してもらい、期待した反応をもらう方法です。

詳しい手順は

・「誰に何して欲しいか」を決める
・「誰に何して欲しいか」から文章構成を決める
・文章を書く

です。

ロジカルライティングは読みやすい議事録を作るために非常に有効な方法です。

読み手を意識した流れに沿って書く

「議題」はいくつかあると思いますが、ただ時系列に並べるだけではなく、「最も偉い読み手」が何の議題を一番意識しているかを考えて書く順番を決めましょう。

綺麗に書く

記録をとる女性

内容も大事ですが、勿論読むものなので見た目も大事です。

綺麗に議事録を書くコツとしては


・議題はわかりやすく
・余白を取る
・一文の長さを揃える
・文頭の位置を揃える

があげられます。

議事録の書き方のコツ|まとめ

議事録を書くコツは、その議事録の目的を把握し、読み手を意識して会議の内容を簡潔にまとめる事です。

議事録とは誰かが読む事を前提としたものなので、簡潔で読みやすいものが好まれます。

会議中は要点をまとめた箇条書きのメモを取っておくといいでしょう。

そして読みやすい議事録を書くには、構成力や抽出力、専門知識が必要になります。

会議前の事前準備も重要だと言えるでしょう。

議事録を書く際は、用途に合った簡潔で読みやすい文章を心がけましょう。

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